KULTURA ROSYJSKIEGO BIZNESU  

5.4. ZALECENIA DOTYCZĄCE PROWADZENIA ROZMÓW NEGOCJACYJNYCH

Bardzo jest ważne właściwe dobranie członków grupy negocjacyjnej.
Ponieważ Rosja jest krajem wysoko hierarchicznym, status członków grupy jest bardzo istotny. Grupa powinna przemawiać "jednym głosem", oraz mieć wyraźnego przywódcę (lidera), który jest upoważniony do podejmowania decyzji. Managerowie średniego szczebla nie powinni zajmować tej pozycji. Rosjanie wolą prowadzić rozmowy z kimś, kto ma pozycję autorytetu. W innym przypadku rozmowy będą widziane przez nich jako tymczasowe i nieosobiste, w najgorszym razie obraźliwe.
Członkowie grupy powinni być osobami o usposobieniu cierpliwym, wysoko tolerancyjnym oraz odpornym na prowokacje. Ważne jest prezentowanie "jednolitego frontu" grupy w negocjacjach z Rosjanami.
Przed rozpoczęciem negocjacji ważne jest upewnienie się, że wszyscy członkowie grupy rozumieją i zgadzają się w najdrobniejszych szczegółach z tym, co chcą osiągnąć.
W czasie negocjacji w Rosji można spotkać się z propozycjami, które uważa się z nieetyczne. Grupa negocjacyjna musi dobrze znać swoją etykę i granice tego co jest dopuszczalne, aby nie dać się zaskoczyć.
W Rosji bardzo trudne jest zbadanie kondycji finansowej potencjal­nego partnera, trzeba jednak postarać się zdobyć jak najwięcej informacji o stronie przeciwnej. To, co widać na zewnątrz, może być zwodnicze. Wiele rosyjskich przedsiębiorstw znajdujących się na skraju bankructwa stara się utrzymać wizerunek dobrze prosperującej firmy.
Należy również zdobyć informację o hierarchii w rosyjskiej firmie tak, aby negocjować z osobą odpowiedzialną za decyzje. W firmie prywatnej będzie to najprawdopodobniej właściciel lub prezes zarządu. W przypadku firm i organizacji państwowych władza decyzyjna (zwykle jednoosobowa) jest tam, gdzie znajduje się źródło finansowania.
Rosjanie również chcą negocjować wyłącznie z osobą, która może podejmować kluczowe decyzje, dlatego przed negocjacjami przedstawiciel delegacji zagranicznej powinien przedstawić swoje możliwości decyzyjne.
Dobrze, aby strony negocjujące miały wspólnych przyjaciół. Takie referencje w Rosji zarówno dotyczą firmy, jak i personalnie osoby zajmującej wiodącą pozycję w grupie negocjacyjnej. Jeśli ktoś zaufany powie rosyjskiemu partnerowi "z tym człowiekiem możesz rozmawiać" będzie to połowa przyszłego sukcesu.
Należy brać pod uwagę możliwość wystąpienia nieścisłości językowych. Ważne jest aby terminologia biznesowa była wyjaśniana i upraszczana, wiele terminów bowiem może być nowością dla Rosjan.
Zaleca się korzystanie z wysoko profesjonalnego tłumacza, jednak pośrednictwo tłumacza często może być przeszkodą w nawiązaniu dobrych stosunków osobistych.
Rosjanie często żywią ogromne zaufanie do profesjonalnych kompetencji i doświadczenia partnera zagranicznego i oczekują od niego uniwersalnej "recepty na sukces". Również często przeceniają oni zainteresowanie partnera zagranicznego w inwestowaniu na rynku rosyjskim. Podczas, gdy inwestor zagraniczny ostrożnie szuka potencjalnych możliwości, Rosjanie sądzą, że decyzja praktycznie została już podjęta i zostaną zaangażowane w przedsięwzięcie ogromne środki finansowe. Może to spowodować wysokie żądania strony rosyjskiej już przy rozpoczęciu negocjacji. Przed podjęciem negocjacji partner zagraniczny powinien więc bardzo klarownie przedstawić swoją pozycję.
Pierwsze spotkanie jest zwykle tylko formalnością. Służy do lepszego poznania partnerów. Ogólnie mówiąc, nie należy podejmować kluczowych decyzji podczas pierwszego spotkania. Powinno ono służyć raczej nawiązaniu stosunków osobistych i co najwyżej wstępnej prezentacji oferty, czy zrozumieniu swoich pozycji negocjacyjnych.
Rosjanie negocjują "wygrany-wygrany" wyłącznie z przyjaciółmi. W innym przypadku przyjmują pozycję "wygrany-przegrany", a ponieważ w Rosji "ustąpić" znaczy "przegrać" a "przegrać" znaczy "stracić twarz i autorytet",  nie można liczyć na sukces negocjacyjny przy pierwszym spotkaniu z nowo poznanym partnerem.
Najlepszą strategią podczas pierwszego spotkania jest robienie wrażenia bardzo pewnych siebie, przy jednoczesnym utrzymaniu atmosfery ciepła, serdeczności i dostępności, oraz powstrzymywać się od wszelkich przejawów zniecierpliwienia w zachowaniu. Zwykle trzeba poświęcić sporo czasu na "przełamywanie lodów" zanim rozpoczną się poważne negocjacje. Jest to zatem czas na zbudowanie atmosfery zaufania i przyjaźni. Należy jednak pamiętać, że pochwały i komplementy wygłaszane przez nieznajomych przy pierwszych spotkaniach mogą zostać potraktowane z podejrzliwością.
Rosjanie z reguły reprezentują w zachowaniach podwójną normę etyczną (nasi-obcy). Kierują się oni najwyższymi standardami moralnymi wewnątrz sieci swoich prywatnych związków (przypadek "nasi"), jednocześnie, ci sami ludzie czują się bardzo komfortowo łamiąc wszelkie reguły etyczne w stosunkach z "obcymi" - stosunkowo łatwo przychodzi im bycie nieuczciwymi, nie dotrzymują zobowiązań, itd. W rozmowach należy więc podkreślać bardziej podobieństwa niż różnice.
Również dobre stosunki osobiste budują więź partnerską i są fundamentem na którym powstaje zaufanie. Etyka rosyjskiego biznesu jest silniejsza dla partnera, któremu się ufa. Dodatkowo zaleca się więc dzielenie informacjami quasi poufnymi z szefem rosyjskiej delegacji. Pokazuje to zaufanie do partnera i zaangażowanie w budowę przyszłego związku.
Po nawiązaniu dobrych stosunków personalnych należy podkreślać wyłączność. Rosjanie preferują wyłączność w związkach biznesowych. Negocjatorzy zagraniczni często przyjmują błędną taktykę, informując partnera rosyjskiego o prowadzonych rozmowach z innymi firmami, aby wynegocjować lepsze warunki. Taka taktyka wprawdzie w pewnych sytuacjach może być skuteczna, ale na ogół przyjmowana jest jako brak szacunku i niechęć nawiązania dobrych stosunków.
Większość rozmów powinna być oparta na metodzie "białe-czarne": "Wybrałem Ciebie do interesu ponieważ wierzę, że jesteś najlepszy. Nie będę rozmawiał z nikim innym, dopóki wspólnie nie zrobimy wszystkiego, aby dojść do porozumienia". Szacunek w Rosji jest bardzo istotny.
Przedstawiana oferta czy prezentacja firmy powinna być bardzo obrazowa. Szczególnie ważne w prezentacji są foldery i broszury reklamowe. Rosjanie bowiem są "wzrokowcami". Foldery należy przetłumaczyć na język rosyjski z ukazaniem w tłumaczeniu nazwy firmy, dla której tłumaczenie takie zostało "specjalnie" zrobione. Podkreśla to indywidualność przeznaczenia oferty.
Podczas gdy mocne dowody empiryczne i inne dane oparte na faktach są bardzo ważne w każdej prezentacji, to w Rosji najważniejsze jest  zrobienie dobrego ogólnego wrażenia. Należy na każdym kroku uwypuklać wyjątkowy charakter oferty i wysoką pozycję firmy. Rosjanie wolą robić interesy z bardzo ważnymi ludźmi reprezentującymi znaczące korporacje. Trzeba również się upewnić, czy rosyjscy partnerzy właściwie rozumieli ofertę, ponieważ z reguły nie zadają oni pytań.
Większość Rosjan postrzega kompromis jako coś moralnie złego. Spotkanie z partnerem "w pół drogi" nie daje im poczucia satysfakcji. Zawarcie kompromisu jest również dla nich oznaką moralnej słabości. Należy więc pamiętać, aby zacząć negocjacje z takiej pozycji, aby w końcowym efekcie partner rosyjski miał możliwość ustąpić mniej niż o połowę różnicy między startowymi pozycjami.
Rosjanie podchodzą bardzo ambicjonalnie do negocjacji i za wszelką cenę chcą "wygrać". Sama "wygrana" jest często ważniejsza niż końcowy efekt negocjacji.
Należy się spodziewać, że niezależnie od wewnętrznych różnic, strona rosyjska będzie przemawiała jednym głosem. Konieczne jest więc przyjęcie jednolitej koncepcji przez wszystkich członków zagranicznej delegacji. Wszelką niezgodność stanowisk strona rosyjska rozegra na swoją korzyść.
Nie zaleca się wiec stosowania techniki "dobry i zły negocjator w grupie". Każda niespójność grupy zostanie bowiem zrozumiana jako brak autorytetu jej przywódcy, a więc jego słabość i spowoduje jeszcze silniejszą nieustępliwość strony rosyjskiej.
Nie zaleca się również stosowania techniki "braku kompetencji". Kiedy w trakcie negocjacji partnerzy zagraniczni w celu strategicznym stwierdzą: "nie jesteśmy upoważnieni do podjęcia takiej decyzji", strona rosyjska prawdopodobnie zerwie negocjacje nie chcąc ich kontynuować z "niekompetentnymi pośrednikami".
W Rosji nie sprawdzają się również inne techniki negocjacyjne, jak  na przykład powoływanie się na autorytety, czy dobro ogółu i wartości społeczne.
Partnerzy rosyjscy wykazują w negocjacjach ogromną wytrwałość i twardość. Niecierpliwość partnerów zagranicznych dążących do jak najszybszego załatwienia sprawy, jest wystawiona na ciężką próbę. Rosjanie wiedzą o tym i starają się przetrzymać przeciwnika, licząc, że zgodzi się na gorsze warunki, byle tylko doprowadzić rozmowy do szybkiego końca. Rosjanie będą więc długo odmawiać wycofania się z raz zajętej pozycji przetargowej, czekając aby druga strona zgodziła się na poczynienie odpowiednich ustępstw lub okazała słabość. Należy więc uzbroić się w cierpliwość, i poświęcić ten czas na wyjaśnianie stronie rosyjskiej wzajemnych korzyści.
Więcej szacunku zyskuje negocjator, który potrafi wyjaśnić zalety dla obu stron niż ten, który na twardość reaguje kolejnymi ustępstwami.
W relacjach z Rosjanami trzeba być przygotowanym na mocne słowa, wybuchy niezadowolenia, głośne wyrażanie oburzenia. Partner zagraniczny musi być przygotowany na taktykę "przypierania do muru" - nieustępliwe, czasami konfrontacyjne podejście, być może podkreślane uderzaniem pięścią w stół, napady złości, emocjonalne wybuchy, stawianie w sytuacji bez wyjścia, głośno wyrażane groźby i wychodzenie z sali. Niektórzy negocjatorzy rosyjscy stosują bowiem elementy "sowieckiego" stylu targowania się, także w erze postsowieckiej. Gwałtowne wyrażanie emocji w zmiennie ekspresyjnej kulturze rosyjskiej nie zawsze oznacza utratę panowania nad sobą. W rzeczywistości ekspresja uczuć może być celowa i kontrolowana. Najczęściej rosyjski partner będzie po prostu próbował zniecierpliwić i zmęczyć przeciwnika.
Rosjanie także na każdym etapie negocjacji chcą manifestować swoją siłę. Odpowiedzieć na to należy cierpliwością i tolerancją.
Partner zagraniczny nie powinien się również przerażać, gdy rosyjska strona, uznając jego warunki za niedopuszczalne, zerwie rozmowy. Opuszczanie sali stanowi często jedynie technikę "zmiękczania" partnera. Technikę tą partnerzy zagraniczni mogą z powodzeniem zastosować sami, aby nie zostali uznani za zbyt miękkich. Osobom sceptycznie nastawionym do tego rodzaju metod eksperci w sprawach rosyjskich doradzają obserwować, jak często rosyjskie, a wcześniej radzieckie delegacje opuszczały posiedzenia ONZ, by prędzej czy później powrócić.
Mimo generalnej niechęci Rosjan do słowa pisanego często sami po zakończeniu negocjacji nalegają na sporządzenie "protokołu", z wyszczególnieniem co zostało uzgodnione w trakcie spotkania.
Zarówno protokół z negocjacji, jak i późniejszy kontrakt, w Rosji nie mają większego znaczenia z prawnego punktu widzenia. Są jednak pewnym uporządkowaniem uzgodnionych kwestii i mogą być pomocne przy późniejszym rozwiązywaniu nieporozumień i kwestii spornych.
Po podpisaniu kontraktu można spodziewać się licznych prób jego renegocjacji, zwykle w związku z niemożliwością realizacji warunków kontraktu przez stronę rosyjską. Rosyjska kultura biznesu nie należy bowiem do kultur ścisłych.

  Poprzedni rozdział

© 1998 - 2005 Pawel Wojcik. All rights reserved.